Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via de website en de applicatie Prosio worden verzameld, is: Salama Forever SRL (handelsnaam « Prosio »), maatschappelijke zetel rue du Bon Pasteur 54/1, 1140 Evere (Brussel), België, ingeschreven bij de KBO onder nummer BE 0711.688.802.

Wanneer Prosio optreedt als verwerker voor rekening van een klant (dealer, autogroep), is die klant de verwerkingsverantwoordelijke voor de prospectgegevens die hij in de applicatie importeert en gebruikt. De respectieve verplichtingen worden dan geregeld door de verwerkersovereenkomst (DPA) die met de klant is gesloten.

2. Contact voor gegevensbescherming

Uniek contactpunt voor alle verzoeken inzake persoonsgegevens: contact@prosio.be.

Elk verzoek wordt behandeld binnen een termijn van één maand conform artikel 12 GDPR, verlengbaar met twee maanden in geval van een complex verzoek (met gemotiveerde kennisgeving aan de betrokkene).

3. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing:

— op de etalagewebsite prosio.be (openbare pagina's en contactformulieren) ; — op de applicatie Prosio die toegankelijk is na authenticatie ; — op uitwisselingen met de Prosio-teams (commercieel, support, beveiliging, DPO).

Het dekt geen websites van derden waarnaar Prosio via hyperlink kan verwijzen.

4. Categorieën verzamelde gegevens

Professionele identificatiegegevens: naam, voornaam, aanspreektitel, functie, werkgever, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer.

Account- en authenticatiegegevens: identificatie, authenticatie via Supabase, taalvoorkeur en tijdzone. Tokens van gekoppelde Google- of Microsoft-accounts worden vóór opslag door de applicatie versleuteld met AES-256-GCM.

Technische gegevens: sessiegegevens en logs van de geconfigureerde diensten.

Ingevoerde of geïmporteerde bedrijfsgegevens: bedrijven, contacten, offertes, concepten, berichten, notities, afspraken en bestanden. Bij een door de gebruiker gevraagd Google-overzicht raadpleegt de applicatie toegestane Gmail-metadata en Agenda-evenementen.

Prosio is bedoeld voor professionele commerciële informatie. Voer geen gevoelige gegevens in zonder met uw organisatie een passend verwerkingskader te bepalen.

5. Bronnen van de gegevens

Rechtstreeks van de gebruiker: accountaanmaak, invoer, CSV/XLSX-import en het koppelen van een Google- of Microsoft-account.

Van de werkgever-klant: accountvoorziening, geïmporteerde gegevens en ingestelde toegangsrechten.

Van gekoppelde diensten: toegestane gegevens bij Google-overzichten en gebeurtenissen van geconfigureerde bedrijfsworkflows. Een account koppelen start op zichzelf geen synchronisatie van de mailbox.

Hosting- en authenticatiediensten produceren daarnaast technische sessiegegevens en logs.

6. Doeleinden van de verwerking

De dienst leveren: authenticatie, commerciële gegevens, opvolging van gesprekken, taken, afspraken en overzichten van gekoppelde accounts. Geconfigureerde workflows kunnen berichten voorbereiden en versturen; toegang en doelen moeten voor de klant worden beoordeeld.

Commerciële aanvragen, de contractuele relatie en ondersteuning beheren; de dienst beveiligen en toepasselijke verplichtingen naleven. Klantgegevens mogen niet voor een nieuw doel worden hergebruikt zonder passende rechtsgrond en informatie.

7. Rechtsgronden (artikel 6 GDPR)

De rechtsgrond moet passen bij het doel en de betrokkene: uitvoering van een overeenkomst waarbij die persoon partij is, een wettelijke verplichting, een beoordeeld gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer vereist. De klant als werkgever bepaalt en documenteert de rechtsgrond voor de verwerking van CRM-contacten.

Een technische OAuth-toestemming bij Google of Microsoft is op zichzelf geen AVG-toestemming voor alle e-mailverwerkingen. De klant informeert gebruikers en betrokken contacten en controleert de regels voor commerciële communicatie. Een B2B-contact valt niet buiten deze verplichtingen.

8. Bewaartermijnen

Accountgegevens worden bewaard om de dienst tijdens de actieve relatie te leveren en daarna alleen voor doelen en termijnen die door toepasselijke verplichtingen of de verdediging van rechten worden gerechtvaardigd. De exacte termijnen moeten vóór gebruik met echte gegevens in de servicedocumenten worden meegedeeld.

Voor CRM-gegevens bepaalt de klant de archiverings- en verwijderingsregels in de instructies en verwerkersovereenkomst. Bewaartermijnen van logs en back-ups hangen af van de geactiveerde diensten. Deze pagina bevestigt geen automatische verwijdering of volledige export bij contracteinde.

Een Google- of Microsoft-verbinding verwijderen wist de tokens in Prosio, niet reeds geïmporteerde CRM-gegevens of berichten bij de provider. Trek ook daar de toestemming in.

9. Ontvangers

Binnen Salama Forever SRL: product-, support-, beveiligings- en boekhoudteams, binnen de grenzen van het need-to-know-principe.

Bij de klant-werkgever: bevoegde administrators en gebruikers krijgen toegang volgens hun rol en bereik van vestigingen. Deze toegang berust op applicatiecontroles en databaseregels.

Bij subverwerkers: zie rubriek 10.

Bij overheden: op Belgische of Europese gerechtelijke vordering op een wettelijke grondslag.

Prosio verkoopt noch verhuurt persoonsgegevens aan derden.

10. Subverwerkers

Supabase levert de database- en authenticatiediensten van de applicatie. De Next.js-hostingprovider en eventuele diensten voor bestanden, transactionele e-mail en orkestratie hangen af van de implementatie.

Afhankelijk van ingeschakelde verbindingen kan Google authenticatie en Gmail/Agenda-overzichten op verzoek leveren. Microsoft kan SSO en een OAuth-koppeling met Outlook leveren. Deze koppeling vormt geen synchronisatie en verbindt de CRM-verzending niet met Microsoft Graph.

Geconfigureerde n8n-workflows kunnen een verzenddienst en een AI-aanbieder, zoals Anthropic, gebruiken om een concept voor te bereiden. De doorgestuurde context kan professionele contactgegevens en berichtinhoud bevatten. Verwerking, bewaring en gebruik van gegevens door deze aanbieders moeten worden gecontroleerd voor de daadwerkelijk afgenomen dienst; er wordt geen nulbewaring verondersteld.

De daadwerkelijk gebruikte leveranciers, hun regio’s en toepasselijke waarborgen moeten in de servicedocumenten en de DPA van de betrokken omgeving worden beschreven. Contractuele kennisgevings- en bezwaarregels blijven die van de toepasselijke DPA.

11. Internationale doorgiften

Verwerkingsregio’s en eventuele doorgiften hangen af van de daadwerkelijk ingeschakelde aanbieders en hun servicevoorwaarden. Ze moeten voor de omgeving van de Klant worden vastgesteld; een Europese vestiging van een aanbieder garandeert op zichzelf geen afwezigheid van doorgiften.

Wanneer een doorgifte naar een derde land onvermijdelijk is, berust deze verplicht op:

— een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45 GDPR) ; — bij gebrek daaraan, de modelcontractbepalingen vastgesteld door de Commissie op 4 juni 2021 (artikel 46 GDPR) ; — of elke andere passende waarborg voorzien in hoofdstuk V van de GDPR.

De documentatie van deze waarborgen wordt op gemotiveerd verzoek aan de klant verstrekt.

12. Beveiligingsmaatregelen

Prosio gebruikt authenticatie en toegangscontroles volgens de rol en het bereik van de vestigingen. Verbindingstokens voor maildiensten worden door de toepassing versleuteld voordat ze worden opgeslagen. De pagina Beveiliging beschrijft deze mechanismen en wat van de hostingconfiguratie afhangt. De toepasselijke contractuele garanties staan in de met de klant overeengekomen documenten.

13. Uw rechten

Conform de artikelen 15 tot 22 GDPR beschikt u over de volgende rechten:

— toegang tot uw gegevens en het verkrijgen van een kopie ; — rectificatie van onjuiste gegevens ; — wissing (« recht op vergetelheid ») wanneer de voorwaarden zijn vervuld ; — beperking van de verwerking in geval van betwisting van de juistheid van de gegevens ; — overdraagbaarheid van de verstrekte gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat ; — bezwaar tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of prospectie ; — intrekking van de toestemming op elk moment wanneer de verwerking daarop is gebaseerd ; — niet onderworpen te zijn aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen.

14. Uitoefening van uw rechten

Elk verzoek kan worden gericht aan contact@prosio.be of per post aan Salama Forever SRL, rue du Bon Pasteur 54/1, 1140 Evere (Brussel).

Prosio kan een redelijke identiteitsbewijs vragen om het verzoek te behandelen, conform artikel 12.6 GDPR.

Het antwoord wordt binnen één maand na ontvangst verstrekt. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd in geval van een complex verzoek of meerdere verzoeken, met gemotiveerde kennisgeving aan de betrokkene.

De uitoefening van deze rechten is gratis, behoudens kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken die aanleiding kunnen geven tot redelijke kosten of een gemotiveerde weigering.

15. Klacht bij een toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel.: +32 (0)2 274 48 00 contact@apd-gba.be gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt zich eveneens richten tot de toezichthoudende autoriteit van uw gewone verblijfplaats of werkplek.

16. Geautomatiseerde besluiten en profilering

Prosio gebruikt beschikbare commerciële informatie om prioriteiten en volgende acties voor te stellen. Geconfigureerde AI-workflows kunnen commerciële context, waaronder gespreksinhoud, ontvangen om concepten op te stellen. Uitkomsten kunnen onjuist zijn; de gebruiker moet ze controleren voordat hij erop vertrouwt of een bericht verstuurt.

Deze functies mogen niet zelfstandig worden gebruikt voor besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor een persoon. De AI-provider, doorgestuurde gegevens en bewaarvoorwaarden moeten worden gedocumenteerd. Een logo, handtekening of openbaar cijfer bevestigt op zichzelf niet de identiteit, bevoegdheid of kredietwaardigheid van een contact.

Gekoppelde accounts: Microsoft Entra en Google

Aanmelden bij Prosio via Microsoft Entra of Google identificeert de gebruiker via Supabase. Dit geeft niet automatisch leestoegang tot de mailbox.

De afzonderlijke Outlook-verbinding vraagt openid, profile, email, offline_access en Mail.Send als gedelegeerde rechten. Mail.Send maakt technisch verzending namens het verbonden account mogelijk; offline_access maakt vernieuwing van de toegang mogelijk. De huidige koppeling activeert de CRM-verzendworkflow niet en vraagt geen leestoegang tot berichten of agenda’s. Het tenantbeleid kan goedkeuring door IT vereisen.

De Google-verbinding vraagt, afhankelijk van de keuze van de gebruiker, gmail.metadata en/of calendar.events.readonly, samen met openid en email. Het overzicht op aanvraag toont maximaal 10 berichten (onderwerp, afzender, datum) en 10 afspraken uit de primaire agenda (titel, locatie, datum). Deze items worden niet in het CRM gekopieerd.

Het account, verleende rechten en versleutelde tokens worden voor de verbinding opgeslagen. Verwijderen in Prosio en intrekken bij de provider zijn twee afzonderlijke handelingen. De handleiding en het e-mailconcept voor IT staan bij Verbindingen.

17. Bescherming van minderjarigen

Prosio is een B2B-dienst die uitsluitend gericht is op meerderjarige professionelen die handelen in het kader van hun commerciële activiteit. De dienst is niet gericht op minderjarigen en verzamelt bewust geen enkele gegevens over een minderjarige. Elke melding van onbedoelde verzameling zal leiden tot de onmiddellijke verwijdering van de betrokken gegevens.

18. Wijzigingen van het beleid

Dit beleid kan worden gewijzigd om wettelijke, reglementaire, technische of organisatorische ontwikkelingen weer te geven. Elke substantiële wijziging wordt minstens 30 dagen vóór inwerkingtreding aan de gebruikers meegedeeld per e-mail en/of via een banner in de applicatie. De toepasselijke versie is die welke is aangeduid door de datum van laatste bijwerking bovenaan deze pagina.